La transformación (propósito último de todo lo mencionado) es transición, es movimiento y es cambio. Es no tener referencia fija. Las relaciones entre entes en reestructuración se vuelven difíciles, pues ambos cambian sus puntos de contacto y pueden darse casos de estar contactándose por puntos inadecuados o, peor aún, estar contactándose sin darse cuenta.
Es como si en un tablero de ajedrez todas las piezas se movieran al mismo tiempo y algunas de ellas se movieran de una manera nueva.
La transformación debe comenzar por la mentalidad de la gerencia pública de tal forma que puedan internalizar conceptos tales como calidad de servicio, cliente, uso eficiente del tiempo y eficacia, entre otros tales como ética en el trabajo y honradez.
Hay que evitar la reestructuración punitiva, reactiva, que pasa facturas… De estas, ya las ha habido en el pasado: cambiar para que nada cambie (salte tú para ponerme yo). Creo que a nadie le cabe duda que los tiempos no son los mismos, y que además hay menos (tiempo) para lograr muchas más cosas.
Se han creado tantas expectativas sobre los cambios que vienen con la asunción de Edmundo y María Corina, que ya no se puede fallar; y para eso hay que evitar improvisar; y para eso hay que poner gente que sepa cómo hacer las cosas. No hay que olvidar que la ineptitud puede hacer más daño que la corrupción.
Volviendo a la parte técnica, un proceso de negocio se define como un conjunto de tareas organizadas y relacionadas lógicamente, orientadas a dar un resultado. Tienen la capacidad de transformar información o bienes, tienen clientes (internos y externos), e involucran varias funciones de la organización.
Toda la teoría de la organización y los sistemas de los últimos años ha apoyado un criterio funcional, el cual demostró ser muy orientado “de cara adentro” de la institución; y también demostró (entre otras cosas) que no reconocía al cliente en todo su peso e importancia, así como que era muy rígida al tener que enfrentar cambios rápidos y frecuentes.
Por otra parte, se había convertido en una abstracción distorsionada de la realidad de los negocios (negocios como sinónimo de actividad homogénea), pues en realidad los negocios consistían en recibir un insumo (bien/servicio o información), transformarlo y liberar un resultado; y ese resultado lo producía un proceso en el cual estaban muchas funciones involucradas, sin que hubiera un responsable claro e identificable por el ciclo del producto o del servicio. Más bien era (y sigue siendo) toda una oportunidad para diluir responsabilidades.
Los procesos son el corazón operativo de cualquier entidad y focalizarse en ellos permite tener el pulso de la verdadera capacidad operativa de una organización pública o privada. El mejoramiento de los procesos (rediseño, reingeniería) debe estar alineado con los objetivos de negocio, y ser realmente viable con las circunstancias del país.
Es difícil pensar en transformación sin pensar en migrar desde las organizaciones funcionales actuales hacia organizaciones orientadas a procesos, los cuales en conjunto con el componente humano (organización) y el tecnológico (tecnología de información, telecomunicaciones e Internet) constituyen la trilogía básica para alcanzar un modelo de negocio de alto gobierno, posible, que dé mejores resultados/servicios y que cueste menos.
Para evitar sorpresas en el proyecto, debe irse un paso adelante de los sucesos y preparar el ambiente organizacional para enfrentar y promover la transformación. Esto es, gerenciar el cambio.
El aspecto humano es el más sensible de los elementos de la organización, pues es el verdadero motor de la transformación de los negocios; es quien manejara la tecnología de información para sacar de ella lo mejor, y es quien promoverá el mejoramiento de los procesos de negocio, utilizando la tecnología adecuada y en la dosis adecuada.
El manejo del cambio se vuelve más importante, cuanto más frecuentes e inestables son los ambientes. El peso de la responsabilidad por la obtención de resultados se pone cada vez más en grupos de trabajo, en vez de solo en individualidades brillantes. En todo caso, las individualidades brillantes demostrarán sus habilidades en su capacidad para interactuar y coordinar los grupos que darán forma al resultado final.
Como todos los cambios, y más si se trata de paradigmas, no se dan de un día para otro, pero inevitablemente llega el día en que ya son un hecho. No hay que olvidar que todo lo que tenemos es el futuro; en él están nuestras oportunidades y llega más rápido de lo que esperamos.
Cuando en el título digo “sencillo pero no trivial”, quiero decir que si se tiene claro el modelo de negocio que se quiere y contando con la metodología adecuada, un equipo de gente experimentada en proyectos de este tipo, puede lograr resultados cuasi finales en períodos alrededor de los tres o cuatro meses. La no trivialidad está más asociada al cambio de paradigma y a la capacidad de la gente para aceptarlo primero e internalizarlo después.
Está en nuestras manos lograr resultados; las condiciones están dadas para que seamos exactamente lo que queramos ser; creo que poder, podemos.
Algunos pasos referenciales
- Tener definido el modelo de negocio (mapa) del “proceso de alto gobierno” como un todo
- Identificar en ese mapa/modelo los ministerios a fusionar
- Crear el mapa/modelo del nuevo proceso integrado o nuevo ministerio (situación futura)
- Hacer un reconocimiento de la situación actual de los ministerios involucrados
- Establecer el mejor camino (no necesariamente el más corto) para llegar desde la situación actual hasta la situación futura
- Crear las siguientes macro actividades para ese camino:
- Definición del marco regulatorio e identificación de oportunidades legislativas y constitucionales (mientras esté activa la ANC)
- Manejo de la tecnología de información, telecomunicaciones e Internet
- Manejo del modelo de procesos, hasta el nivel de inventario de procedimientos
- Manejo del modelo organizacional, incluyendo cultura y políticas, hasta el nivel de normas
- Manejo del aspecto humano y la gerencia del cambio
- Manejo de la relación con el entorno de los dos ministerios para buscar oportunidades de implantación rápida
- Manejo del proyecto en sí mismo
- Desarrollo del plan de implantación
- Implantación
Noticias destacadas
- AFP: La Corte Suprema de Estados Unidos permitió este lunes al gobierno del presidente Donald Trump recurrir a la Ley de enemigos extranjeros de 1798 para deportar a presuntos pandilleros de la banda criminal venezolana Tren de Aragua. Pero el máximo tribunal de justicia estadounidense dictaminó que dichos migrantes deben tener «la posibilidad de impugnar su expulsión».
- La Ceiba: Maduro presenta decreto de “Emergencia Económica”. El Decreto será firmado el martes 8 de abril en un evento especial donde se darán detalles de las medidas económicas.
- EFE: Maduro dice que Trump está «destruyendo» las «reglas económicas del mundo» con aranceles
- El Nuevo Herald: Militares venezolanos en alerta, dicen que Estados Unidos usará tensión con Guyana para invadir
- AP: Israel controla 50% de Gaza mientras palestinos quedan confinados en áreas cada vez más pequeñas
- EFE/El Mundo: Trump, tras reunirse con Netanyahu, insiste en que habrá «negociaciones directas de alto nivel» con Irán este sábado.
- AP: Universidades de Estados Unidos dicen que se están revocando las visas de algunos estudiantes internacionales (si en vez de ir a estudiar vas a hacer otra cosa… bueno).
- EFE: Trump promete «acuerdos justos» a quienes negocien sus aranceles y anuncia mano dura con China.
- El Mundo: UE. Von der Leyen ofrece a Trump «aranceles cero» en los productos industriales incluyendo los vehículos y Sefcovic precisa: «Ya se le propuso el 19 de febrero».
Lo que no fue noticia (y debería serlo)
- Que no cabe duda que la manera que tiene Trump der hacer las cosas es muy particular y agresiva. Está sacando de foco los modos tradicionales y poniendo sobre la mesa todo el poderío de Estados Unidos sobre el resto del mundo. Está haciendo lo que hace porque puede hacerlo.
- Ni que la fantasía de que todos los países son iguales y soberanos se acaba de romper contra el piso. El concepto de “asimetrías mutuas” que se usaba con discreción y solo para algunas cosas, ahora se extiende a todo. Cuando Trump negocia, lo hace con todo el poderío gringo sobre el plato de la balanza… y ahí, en ese momento, o negocias o te extingues… y hasta ahora nadie se ha negado a negociar… ni iraníes ni chinos que son los más díscolos.
- O que en unas pocas semanas ya se habrá cerrado esta ronda de terror que abrió Trump y podremos ver cómo quedó el mundo después de esto. Seguro que no quedará igual, porque tanta demostración de poder tiene un propósito que está en vías de lograrse: Make America Great Again … sabiendo que los demás reducirán su peso relativo.
- Tampoco que, en nuestra Venezuela, con una economía endeble y vulnerable, somos aceptantes netos y con ninguna capacidad de negociación. Así que, si después del arancel del 15% no hacemos los ajustes internos para adaptarnos, las pocas exportaciones no petroleras que teníamos, las podríamos perder. Acuérdense que, si bien se trata de emprendimientos privados, somos venezolanos, y no nos quieren mucho por lo del chavismo.
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